Vertragsmanagment / Contract Lifecycle Management

Verträge sind das Rückgrat jeder geschäftlichen Transaktion und daher für jedes Unternehmen von immenser Bedeutung. Trotzdem ist es kaum möglich, die Unmengen von Verträgen im Blick zu behalten. Oder doch?

Vertragsmanagement – Wozu?

Versetzen Sie sich einmal in die folgende fiktive Situation. Es ist morgens halb 10 in Deutschland. Der Gesetzgeber beschließt eine umfassende Änderung des Datenschutzgesetzes. Fortan müssen personenbezogene Daten in nie da gewesenem Umfang geschützt werden. Die Konsequenzen der Nicht-Einhaltung sind enorm. Ihr Unternehmen ist also gezwungen in allen Bereichen gravierende Anpassungen vorzunehmen.

Überall werden Projektteams gebildet. So werden Sie mit der Aufgabe betraut, das Teilprojekt „Externe Dienstleister“ zu leiten. Ihre Aufgabe ist theoretisch simpel: Ermitteln Sie alle Vertragsverhältnisse, in denen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder übermittelt werden und stoßen Sie eine Vertragserweiterung zum Schutz der personenbezogenen Daten an.

Da Sie selber natürlich nicht alle Verträge kennen können, stellen Sie eine Anfrage an die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit der Bitte Ihnen eine Aufstellung aller relevanten Vertragsverhältnisse zukommen zu lassen.

Ein paar Tage später bereits trudeln die ersten Antworten ein. Einige Abteilungen schicken Ihnen endlos lange Listen – teilweise mit dem Zusatzvermerk, man könne sich nicht für die Aktualität der Liste verbürgen. Andere Abteilungen vermelden, dass sie Ihnen eine solche Information nicht zentral bereitstellen können – die Verantwortung für die Ausgestaltung der Verträge liege bei jeder Organisationseinheit, diese wären also auch dafür zuständig die Verträge entsprechend zu überwachen. Eine schwierige Situation für Sie, schließlich müssen Sie dafür geradestehen, dass entsprechende Vereinbarungen mit allen relevanten Vertragspartnern geschlossen werden.

Mit einiger Unterstützung vom höheren Management erreichen Sie, dass die Abteilungen verpflichtet werden, entsprechende Listen zu erstellen oder wenn bereits vorhanden, zu aktualisieren.

Ihnen ist allerdings mittlerweile klar, dass Sie die Vollständigkeit der Listen nicht garantieren können, denn wer weiß schon, welche Verträge noch bei welcher Organisationseinheit schlummern? Spätestens jetzt wünschen Sie sich die „Du kommst aus dem Gefängnis frei“-Karte aus dem beliebten Brettspiel in der Realität.

Die typischen Herausforderungen

Die beschriebene Situation zeigt, dass das Vertragsmanagement nicht immer so gut funktioniert, wie man gedacht hätte. Und dies obwohl entsprechende Tools zur Verfügung stehen und theoretisch jeder Vertrag hätte erfasst werden müssen.

Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Selbstverständlich liegt die Konzentration der verschiedenen Abteilungen auf dem Kerngeschäft. Vertragsmanagement spielt, als administrativer Mehraufwand, oft eine untergeordnete Rolle. Abteilungen arbeiten unterschiedlich – daher divergieren die Anforderungen an das Vertragsmanagement was die Etablierung einheitlicher unternehmensweiter Vorgaben und Vertragsmanagementtools erheblich beeinträchtigt.

Daraus resultieren entsprechende Risiken:

  • Durch fehlende Transparenz werden Fristen versäumt, Rechte nicht wahrgenommen und Pflichten nicht erfüllt. Es entstehen finanzielle und regulatorische Risiken.
  • Durch unzureichende Standardisierung und manuelle Abstimmungen steigt die Fehleranfälligkeit insbesondere bei der Vertragserstellung. Es entstehen unnötige Risiken.
  • Durch mangelnde prozessuale Richtlinien wird die Rechtsabteilung mit repetitiven Standardaufgaben überschwemmt. Hochqualifizierte Ressourcen werden so von wichtigen Kernaufgaben abgehalten.
  • Durch die unvollständige Erfassung von Verträgen entstehen sog. „Kopfmonopole“. Es entsteht eine hohe Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern

Unser Angebot – Ihre Lösung

Ein gutes Vertragsmanagement ist umfassend und vereint prozessuale, organisatorische, juristische und technologische Aspekte. Je nach Unternehmensgröße und branchenspezifischen Anforderungen gibt es dabei aber keine Universallösung, denn sowohl zu viel, als auch zu wenig Vertragsmanagement können sich negativ auf das Geschäft auswirken. Wichtig ist, dass vor allem die individuellen Risiken nachhaltig behoben werden.

In einem ersten vierstündigen Workshop, dem sog. Quick Check, ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen Ihren Status Quo und geben Ihnen Einblicke, wie andere Unternehmen sich dem Thema Vertragsmanagement gewidmet haben. Auf Basis dessen entwickeln wir für Sie einen Maßnahmenkatalog, wie Sie „minimal-invasiv“ das beste aus Ihrem Vertragsmanagement herausholen können.

Gern unterstützen wir Sie darüber hinaus auch bei der Planung und Umsetzung der Maßnahmen. Hierbei können wir auf Erfahrungen aus vergangenen Vertragsmanagementprojekten zurückgreifen.