Vertragsmanagement / DSGVO
– Diese Karte musst du behalten, bis sie gebraucht oder verkauft wird. –
So oder so ähnlich heißt es in einem bekannten Brettspiel. Spätestens seit dem 25. Mai 2018 wäre eine solche Karte auch in der Realität wünschenswert, denn seit diesem Zeitpunkt muss die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) pflichtmäßig von allen europäischen Unternehmen angewendet werden. Ansonsten drohen horrende Strafen von bis zu 20 Millionen Euro.
Versetzen Sie sich in die folgende Situation. Der Gesetzgeber beschließt eine umfassende Änderung des Datenschutzgesetzes. Fortan müssen personenbezogene Daten in nie dagewesenem Umfang geschützt werden. Die Konsequenzen der Nicht-Einhaltung sind enorm. Ihr Unternehmen ist gezwungen in allen Bereichen gravierende Anpassungen vorzunehmen. Überall werden Projektteams gebildet. So werden Sie mit der Aufgabe betraut, das Teilprojekt „Externe Dienstleister“ zu leiten. Ihre Aufgabe ist theoretisch simpel: Ermitteln Sie alle Vertragsverhältnisse, in denen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder übermittelt werden und stoßen Sie eine Vertragserweiterung zum Schutz der personenbezogenen Daten an.
Da Sie selber natürlich nicht alle Verträge kennen können, stellen Sie eine Anfrage an die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit der Bitte Ihnen eine Aufstellung aller relevanten Vertragsverhältnisse zukommen zu lassen. Ein paar Tage später trudeln die ersten Antworten ein. Einige Abteilungen schicken Ihnen endlos lange Listen – teilweise mit dem Zusatzvermerk, man könne sich nicht für die Aktualität der Liste verbürgen. Andere Abteilungen vermelden, dass sie Ihnen eine solche Information nicht zentral bereitstellen können – die Verantwortung für die Ausgestaltung der Verträge liege bei jedem einzelnen Mitarbeiter, diese wären also auch dafür zuständig die Verträge entsprechend zu überwachen.
Eine schwierige Situation für Sie, schließlich müssen Sie dafür geradestehen, dass entsprechende Vereinbarungen mit allen relevanten Vertragspartnern geschlossen werden.
Mit einiger Unterstützung vom höheren Management erreichen Sie, dass die Abteilungen verpflichtet werden, entsprechende Listen zu erstellen oder wenn bereits vorhanden, zu aktualisieren.
Ihnen ist allerdings mittlerweile klar, dass Sie die Vollständigkeit der Listen nicht garantieren können, denn wer weiß schon, welche Verträge noch bei welchem Mitarbeiter in der Schublade schlummern?
Spätestens jetzt wünschen Sie sich die „Gefängnisfreikarte“ aus dem beliebten Brettspiel in der Realität.
Haben Sie eine ähnliche Situation in Ihrem Unternehmen schon einmal erlebt? Wie ist es um Ihr Vertragsmanagement bestellt?
Im nächsten Teil dieses Zweiteilers verraten wir Ihnen Ansätze, wie Sie mit dem Thema umgehen können. Falls Sie es bis dorthin nicht mehr abwarten können, schreiben Sie uns einfach direkt an. Unser Vertragsmanagement-Team diskutiert gern unverbindlich mit Ihnen etwaige Lösungen.
