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Von: Jens Uhl am 11. September 2018 In: IT Consulting Comments: 0

Kennen Sie das? Mitarbeiter aus der Fachabteilung und aus der IT arbeiten zusammen in einem Projekt und man hat den Eindruck, dass beide in völlig verschiedenen Welten leben. Während der Fachbereich in der Welt der zu erledigenden Aufgaben und Arbeitsprozessen lebt, lebt die IT in der Welt der Computer, Netzwerke, Systeme, Applikationen und Datenbanken. Sie sprechen ihre eigene Sprache, haben ihre eigenen Ziele, einen unterschiedlichen beruflichen Werdegang und eine andere Arbeitsweise. Während der Fachbereich das Tagesgeschäft erledigen muss, führt die IT Projekte durch – teils klassisch nach Wasserfallmodell in mehreren Monaten (oder Jahren) teils agil in wenigen Wochen oder Tagen. Über all dem schwappen dann die Wellen der aktuellen Trends über einem zusammen, wo man dann gefordert ist, die Digitalisierung-Strategie umzusetzen oder Prozesse mit Machine-Learning zu optimieren. Und das nicht nur in einer Abteilung, sondern in vielen Abteilungen unternehmensweit.

Dass man sich, seine Organisation und nicht zuletzt seine IT-Systeme ständig verbessert und an den Kundenbedürfnissen ausrichtet ist gut und sinnvoll, aber bei vielen Unternehmen wird oft bei jedem Projekt neu gestartet:

  • Wo stehen wir?
  • Was können wir?
  • Wo wollen wir hin?
  • Wie kommen wir da hin?
  • Womit sollen wir das umsetzen?

Diese Fragen können mit einer funktionierenden Enterprise Architecture-Methodik beantwortet werden. Doch wie funktioniert das in der Praxis?

Fähigkeiten als Planungsgrundlage für Enterprise Architecture

Man benötigt ausreichend gute Grundlagen für die Planung der Projekte. Das betrifft sowohl den Geschäftsbereich als auch die IT. Es fehlt oft an wichtigen Planungsgrundlagen, wie einer fachlichen Prozessbeschreibung oder einem Inventar an IT-Systemen und Applikationen. Doch wie kommt man aus diesem Dilemma raus? Hier ist eine gut umgesetzte Enterprise Architektur mit entsprechend maßgeschneiderten Methoden und Prozessen hilfreich und wertschöpfend im Unternehmenssinne. Was wir fachlich können sind neudeutsch die sogenannten Business Capabilities. Menschen haben Kompetenzen, Organisationen haben Fähigkeiten, d.h. die Fertigkeit, Aktivitäten erfolgreich in zusammenhängenden Prozessen auszuführen. Gerade in großen Organisationen fehlt es oft an Überblick, was für Fähigkeiten in der Gesamtheit vorhanden sind und durch welche IT-Systeme diese gestützt sind. Das betrifft ebenso die die Blickrichtung aus der IT: was haben wir eigentlich an Systemen und Applikationen? Welche Geschäftsprozesse werden durch diese unterstützt? Welche sind besonders kritisch? Welche Technologien beherrschen wir? Innerhalb einer Abteilung lässt sich auf informellem Wege noch durch die Erfahrung der Mitarbeiter ad hoc ein Überblick verschaffen, doch spätestens nach einer größeren Umorganisation oder Mitarbeiterwechsel geht auch dieses Wissen verloren. Gut ist es, wenn man seine Fähigkeiten kennt und diese auch geeignet dokumentiert hat. Dann können diese als Planungsgrundlage für viele Projekte dienen.

Unternehmensstrategie und Unternehmensinitiativen

Für große Veränderungen braucht es oft einen guten Anlass. Märkte verändern sich, neue Kundenbedürfnisse kommen auf oder sollen geweckt werden und es entstehen durch neue Technologien erstaunliche Möglichkeiten etwas bisher Unvorstellbares oder nicht wirtschaftlich Darstellbares machen zu können. Die IT ist aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken und ist für viele Branchen inzwischen ein wertvolles Unternehmensgut und integraler Bestandteil der Wertschöpfungskette. Um sich dieses zunutze zu machen, wird derzeit gerne eine Digitalisierungs-Strategie ausgerufen oder Unternehmensinitiativen gestartet zur weiteren Digitalisierung von Prozessen. Doch das ist eigentlich nichts Neues, denn wo es bereits früher darum ging, papiergebundene Prozesse mithilfe von Webtechnologien effizienter zu gestalten, geht es heute vielmehr darum, wie man mit den technischen Möglichkeiten ganz nah an den Kunden rankommt (z.B. als App auf sein Handy) und ihm einen größtmöglichen Nutzen und „User Experience“ bringen kann. Die Aufgabe im Enterprise Architektur Management besteht hier dann darin, technische Trends und Technologien zu kennen und darauf zu prüfen, wie diese einen Nutzen für verbesserte oder neue Fähigkeiten des Unternehmens haben. Hierfür muss man als Architekt ein gutes Verständnis der Geschäftsarchitektur haben und mit Gestaltungswillen die geeigneten Stellen identifizieren, an denen man mithilfe von Technologie einen geschäftlichen Mehrwert erzeugen kann. Dieses mündet dann in Architekturvisionen, aus denen man konkrete Projekte ableiten kann. Doch im Unternehmen findet ja nicht nur ein Projekt statt, sondern eine Vielzahl von Projekten. Wie bekommt man das zielgerichtet koordiniert?

Portfolioplanung und Fokussierung

Wer viele Projekte hat, steht schnell vor der Entscheidung ob und wie man diese umsetzt. Um das geeignet bewerten zu können, müssen Abhängigkeiten identifiziert werden (für eine Reihenfolgebildung) und die Projekte mit Aufwand (Budget), Kritikalität, Return on Investment-Dauer und geschäftlicher Priorisierung versehen werden. Hieraus entsteht das Projektportfolio, das man dann in entsprechender Darstellung im Überblick greifbar machen kann und dass der Entscheidungsfindung dient, worauf man den Fokus legen soll. Wenn man aus Kostensicht draufschaut, dann wird man zuerst die Projekte mit geringen Kosten und hohem Return-on-Investment durchführen wollen. Wenn Gefahr droht, dass man in einem Geschäftsfeld vom Wettbewerb abgehängt wird, dann muss man eine andere Brille nehmen. Die Portfoliobildung hilft auf alle Fälle bei der Fokussierung auf „die wichtigen Projekte“ bei begrenztem Investitionsbudget.

Enterprise Architecture Methodik

Die Welt ist nicht einfach und die Umsetzung von Projekten schon gar nicht in den komplexen Landschaften, in denen sich viele Unternehmen bewegen. Wie kommt man hier durch den Dschungel? Akzeptierter Standard ist hier der Einsatz einer Enterprise Architektur Methodik, die sich oft an Best Practices orientiert, wie sie z.B. das TOGAF Framework anbietet. Auf den ersten Blick ist es abschreckend, im größeren Rahmen Veränderungen und Projekte zu planen – und dass mit einer über Abteilungen gleichen Methodik. Usus in vielen Unternehmen ist die Budgetplanung, die über die Abteilungen runtergebrochen wird und dann muss jeder sehen wie er klarkommt. Das führt oft dazu, dass auf Abteilungsebene optimiert wird (im günstigsten Falle) oder Ressourcen nicht da eingesetzt werden, wo sie den größten Nutzen bringen. Hier kann eine übergreifende Planung mit entsprechender Methodik völlig neue Möglichkeiten eröffnen. Hierfür muss diese dann aber entsprechend maßgeschneidert eingeführt und gelebt werden, damit sie ihren Nutzen entfalten kann. Erst dann kann man auf Unternehmensebene qualifiziert planen und auf Projektebene konkret umsetzen.

Eine gute Enterprise Architecture Methodik hilft hierbei und ist wertschöpfend. Sie führt dann dazu, dass die vermeintlich unüberwindlichen Barrieren zwischen Fachbereich und IT durch eine gemeinsame Methodik, die aus verschiedenen Blickwinkeln in der Sprache der jeweiligen Beteiligten das Ganze darstellen. Wichtig hierbei ist, dass die Blickwinkel der Beteiligten durch die Methodik und Darstellung in einem gemeinsamen Modell zusammengebracht werden können und man gemeinsam daran arbeiten kann.

Wie Sie Ihre Digitalisierungs-Strategie auch in Ihrem Unternehmen mithilfe einer Enterprise Architecture umsetzen können, zeigen Ihnen gerne unsere Architekten und Berater.

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