Von: Vanessa Matz am 26. Februar 2015 In: Erfolgsfaktoren Comments: 1

Dieser Beitrag ist Teil einer zweiteiligen Reihe, die sich intensiv mit Stakeholder-Management beschäftigt. In diesem ersten Teil geht es um interne Stakeholder, im noch nicht veröffentlichten zweiten Teil spielen externe Stakeholder eine entscheidende Rolle.

Stakeholder verfolgen ein berechtigtes Interesse an einem geplanten Vorhaben und sind ein relevanter Faktor für den Projekterfolg. Anspruchsgruppen können sowohl im direkten Umfeld, etwa im Projektteam, im weiteren Umfeld, wie dem Kunden- oder Lieferantenkreis, sowie in der Organisation, zum Beispiel. im Management, existent sein.

Folgende Grafik zeigt Ihnen die Vielfalt der Stakeholder und ihre Einflussmöglichkeiten auf Unternehmen und deren Projekte auf:

Stakeholder Management

Durch ihre Unterstützungsbeiträge haben die Stakeholder maßgeblichen Einfluss auf die Projektergebnisse und tragen somit zum Gelingen bei. Wird das Projekt durch wichtige Stakeholder nicht unterstützt, kann die Person oder Gruppe zum Misserfolg beitragen. Stakeholder können auch für die Entstehung oder Verschärfung einer Krise verantwortlich sein. Aus diesem Grund ist die Unterstützung der Stakeholder in Krisenzeiten wichtig, um das Überleben des Projektes zu sichern. Stakeholder-Management als Prozess hat demnach einen signifikanten Einfluss auf den Turnaround-Erfolg.

Durch Stakeholder entstehende Projektkrisen haben zahlreiche Ursachen. Sie werden im Allgemeinen entweder durch mangelnde Strukturierung oder Konflikte zwischen einzelnen Interessengruppen ausgelöst. Hauptmerkmale von Konflikten und damit Ursachen für eine Krise können unter anderem unterschiedlich verstandene Ziele, ungenügende Kommunikation und Information oder persönliche Überlastung von Projektmitgliedern sein.

Durch ungenügende Kommunikation wird etwa der Beitrag der Mitarbeiter nicht ausreichend gewürdigt, die Arbeitnehmer fühlen sich nicht „mit ins Boot genommen“. Existieren für das Projekt nicht genügend Ressourcen, so sind Mitarbeiter überlastet und können sich nicht wie gewünscht in das Projekt einbringen. Dies kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter in Krisenzeiten vom Projekt abwenden oder gegen die ursprünglich vereinbarten Projektziele steuern, um ihre eigenen Interessen zu verfolgen. In der Folge gefährden sie das Projekt und bei Nicht-Erkennen der Situation den Turnaround massiv.

Das systematische Stakeholder-Management von NOVEDAS bietet innovative Ansätze zur Bewältigung von Projektkrisen an. Es beinhaltet im Wesentlichen drei Schritte:

1. Überprüfung der Ziele in Richtung relevanter Stakeholder

Existiert kein gemeinsam getragenes Ziel, so haben Projektteam und Auftraggeber ein unterschiedliches Verständnis über das zu erreichende Ergebnis. Bei Nichterfüllung von Zielen kann es im Extremfall zu einem Totalverlust des Engagements für einige Stakeholder kommen. Mitarbeiter sind in der Folge unmotiviert, sehen für sich keine Erfolgsaussichten oder fühlen sich dem Projekt nicht mehr gewachsen. Es ist daher wichtig, die Stakeholder während Krisenzeiten stärker einzubinden und die Ausrichtung der Ziele zu überprüfen. Gleichzeitig können so Teammitglieder motiviert werden, was den Weggang zentraler Mitarbeiter vermeiden kann, die sich in Krisenzeiten vom Projekt abwenden oder gegensteuern.

Durch die Unterstützung von Stakeholdern während des Turnarounds wird das Überleben des Projektes gesichert. Als wesentlicher Baustein im Turnaround-Konzept gilt daher die Erfüllung der Ziele in Richtung relevanter Stakeholder um den Projekterfolg zu sichern. NOVEDAS unterstützt mit einer individuellen Analyse von Entscheidungsoptionen für Stakeholder sowie der Überprüfung und Nachjustierung von Projektzielen.

2. Identifizierung von Abhängigkeiten

Zunächst steht der mögliche Grad der Beeinflussung einzelner Stakeholder im Fokus; im Anschluss findet eine Untersuchung des Bedrohungspotenzials statt, die vom einzelnen Stakholder ausgeht. Das Bedrohungspotenzial ergibt sich aus den Einflussmöglichkeiten, die ein Stakeholder hat. Aus diesen Analysen lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten, um die Stakeholder weiterhin am Projekt zu beteiligen.

NOVEDAS verfügt über unterschiedliche Werkzeuge, um die gegenseitigen Abhängigkeiten von Stakeholdern zum Projekt zu identifizieren und daraus geeignete Aktivitäten abzuleiten, etwa eine Portfoliodarstellung, die Stakeholder-Matrix oder den Einfluss-Interessen-Plan. Diese Analysetools werden je nach Bedarf individuell erstellt und stellen so die Kundenwünsche und -bedürfnisse in den Vordergrund. Um Ihnen einen ersten Blick in unsere Werkzeuge zu ermöglichen hier ein Beispiel:

Matrix im Stakeholder-Management

3. Einleiten von vertrauensbildenden Maßnahmen

Die Wichtigkeit der Beziehungen zu den Interessengruppen wird mit systematisch abgeleiteten Maßnahmen herausgestellt. Diese Maßnahmen werden je nach Rahmenbedingungen und Projektbedürfnissen individuell eingeleitet. Ziel muss es sein, ein situationsbasiertes Vertrauen herzustellen beziehungsweise durch Informationsauskunft und -gewinnung zu erweitern . Ein umfassendes Kommunikationskonzept durch NOVEDAS gewährleistet die zielgerichtete Berichterstattung für die jeweiligen Stakeholder-Gruppen. Vertrauen wird auf Basis einer gemeinsamen Situation geschaffen, da oft die disziplinarische Autorität durch den Projektleiter nicht vollständig vorhanden ist. Häufig ergibt ein externer Krisenmanager aufgrund seines neutralen Verhaltens Sinn und wird eingesetzt, um auch unangenehmen Entscheidungen zu treffen.

Betroffene Mitarbeiter in das Turnaround-Management mit einzubeziehen und Stakeholder-Management konsequent einzusetzen, erhöht den Erfolg der Maßnahmen signifikant. NOVEDAS ist in der Lage, Sie bei dieser Aufgabe professionell zu unterstützen und geeignete Maßnahmen für Ihr Projekt umzusetzen.

Ein konkretes Beispiel für den effektiven Einsatz des systematischen Stakeholder-Managements zeigt, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter mit an Bord zu holen: Eine Stakeholder-Analyse einer aktuellen Situation hat ergeben, dass es eine Fachabteilung mit hohem Einfluss auf das Projekt gibt. Aus diesem Grund wurde diese Fachabteilung in ein Gremium zur Beurteilung der Testphase eines Produkts eingesetzt. Diese Abteilung konnte also so mit entscheiden und war transparent eingebunden. Die damit einhergehende Wertschätzung hat die Motivation der Mitarbeiter zusätzlich erhöht. Der im gleichen Zuge installierte „Anforderungsmanager“ pflegte gute Kontakte in wichtige Abteilungen.  Die gute Vernetzung ermöglichte es dem Projekt, einen leichteren Zugang zur Betriebsabteilung der IT-Systeme bei neuen Anforderungen zu erhalten, da dies bereits zu Beginn des Vorhabens zu großen Schwierigkeiten aufgrund existierender Konflikte führte. Eine weitere Methode, um die Krise zu bewältigen, bestand in der Auswahl der Testpersonen. Im für die Fortführung des Projektes gewählten zweistufigen Testverfahren fand die zweite Teststufe direkt beim beim Anwender statt. Dies führte zu einem geringen Qualitätsverlust und frühzeitiger Fehlererkennung.

Die meisten Projekte scheitern durch den Widerstand der Menschen –  Unsere nicht!

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